Het behandelen van nieuwe hulpvragen is een belangrijke taak bij jeugdzorgorganisaties. Het proces kent vele betrokkenen; client, familie, verwijzers, client managers, administratief medewerkers, secretariaten, zorgtoewijzers enz. Wij hebben een grotere jeugdzorgaanbieder in Nederland geholpen dit proces te stroomlijnen en volledig digitaal uit te voeren.
De organisatie kende een zeer stroperig, tijd vretend en ondoorzichtig hulpvraagbeoordelingsproces. Het uitte zich in lange wachttijden voor cliënten en hun families. Enorme volumes aan dossiers reisden door de organisatie waarbij elke betrokkene op eigen dossierkopieën aantekeningen maakt. Communicatie tussen dossierverantwoordelijken en administratie medewerkers verliep zeer inefficiënt en was foutgevoelig.
De bestuurders hebben Valentis gevraagd een oplossing te bedenken. Valentis heeft de essentie van de betrokken transacties en actoren met een afvaardiging besproken en gemodelleerd met de DEMO methodiek van TU Delft. Wij hebben samen met kerngebruikers het optimale procesverloop en onderliggende informatiestroom ontworpen en een reeds aanwezig workflow/documentbeheer/relatiebeheer platform zodanig ingericht dat alle betrokkenen volledig digitaal de aanvragen kunnen behandelen, hun beslissingen en commentaar kunnen toevoegen en elkaars informatie kunnen inzien.
De overstap naar de nieuwe werkmethode vereiste voor de oudere medewerkers intensieve instructie en begeleiding. Gertjan heeft die begeleiding samen met het afdelingshoofd georganiseerd.
Aangezien de nieuwe oplossing (ZorgInExcellence genoemd) op een veilige manier via een webbrowser te gebruiken is, kunnen collega’s op de verschillende locaties eenvoudig samenwerken en kunnen aanvragen in een fractie van de oorspronkelijke doorlooptijd beoordeeld worden. De inefficiënte fysieke handling van dossiers is verleden tijd. De nieuwe oplossing is gekoppeld aan het primaire zorgregistratiesysteem zodat alle zorgverleners op één plaats de dossiers in volledigheid kunnen inzien.